LOS LIBROS DE ACTAS

Las comunidades de propietarios deben contar con un libro de actas que reflejen los acuerdos tomados en las juntas de propietarios, documentación que debe ser legalizada ante el Registro de la Propiedad.

 

 

PRIMERA INSCRIPCIÓN DEL LIBRO DE ACTAS.

Según el Colegio de Registradores de España, si se trata del primer libro, debe presentarse en el Registro de la Propiedad del lugar donde se halle el inmueble, junto con una instancia del presidente de la comunidad o de quien ostente la representación legal, con la firma legitimada ante notario o ante el propio registrador, donde se solicite su legalización.

 

 

INCLUSIÓN DE LOS ACUERDOS  EN EL LIBRO DE ACTAS

En el libro de actas, a la finalización de la Junta general de propietarios, se refleja lo debatido y aprobado con los detalles del caso, tal como dispone el artículo 19.1 de la LPH:

1. Los acuerdos de la Junta de propietarios se reflejarán en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad en la forma que reglamentariamente se disponga.
2. El acta de cada reunión de la Junta de propietarios deberá expresar, al menos, las siguientes circunstancias:

• a) La fecha y el lugar de celebración.
• b) El autor de la convocatoria y, en su caso, los propietarios que la hubiesen promovido.
• c) Su carácter ordinario o extraordinario y la indicación sobre su celebración en primera o segunda convocatoria.
• d) Relación de todos los asistentes y sus respectivos cargos, así como de los propietarios representados, con indicación, en todo caso, de sus cuotas de participación.
• e) El orden del día de la reunión.
• f) Los acuerdos adoptados, con indicación, en caso de que ello fuera relevante para la validez del acuerdo, de los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de los mismos, así como de las cuotas de participación que respectivamente representen.

3. El acta deberá cerrarse con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes. Desde su cierre los acuerdos serán ejecutivos, salvo que la Ley previere lo contrario.

El acta de las reuniones se remitirá a los propietarios de acuerdo con el procedimiento establecido en el artículo 9.

Serán subsanables los defectos o errores del acta siempre que la misma exprese inequívocamente la fecha y lugar de celebración, los propietarios asistentes, presentes o representados, y los acuerdos adoptados, con indicación de los votos a favor y en contra, así como las cuotas de participación que respectivamente suponga y se encuentre firmada por el presidente y el secretario. Dicha subsanación deberá efectuarse antes de la siguiente reunión de la Junta de propietarios, que deberá ratificar la subsanación.

4. El secretario custodiará los libros de actas de la Junta de propietarios. Asimismo deberá conservar, durante el plazo de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones.

 

A TENER EN CUENTA:

No podrá diligenciarse un nuevo libro mientras no se acredite la íntegra utilización del anterior. En caso de pérdida o extravío del libro anterior, podrá diligenciarse un nuevo libro siempre que el Presidente o el Secretario de la comunidad firme, bajo su responsabilidad, en acta notarial o ante el Registrador, que ha sido comunicada la desaparición o destrucción a los dueños que integran la comunidad o que ha sido denunciada la substracción.

Será competente para la diligencia el Registrador de la Propiedad en cuyo distrito radique el inmueble sujeto a la Ley de Propiedad Horizontal.

La solicitud de la diligencia se efectuará mediante instancia en la que se expresarán la identidad del solicitante y la afirmación de que actúa por encargo del Presidente de la comunidad.

Las menciones que identifiquen a la respectiva comunidad de propietarios y, en su caso, los datos de su identificación registral así como las fechas de la apertura y cierre del último libro de actas.

Todas las hojas del libro que se presente para diligenciar habrán de estar numeradas con caracteres indelebles. El libro podrá ser de hojas móviles.

La diligencia será firmada por el Registrador. En el caso de que haya sido diligenciado un nuevo libro sin haberse presentado el libro anterior por alegarse que se ha extraviado o perdido, en la diligencia se expresará esta circunstancia y que en el anterior, aunque aparezca, no podrán extenderse nuevas actas.

El Registrador practicará la diligencia dentro de los cinco días siguientes a la solicitud realizada en debida forma, o de los quince días si existiere justa causa. Contra la denegación cabe recurso directamente durante quince días hábiles ante la Dirección General.

Por otra parte, el acuerdo debe constar en un acta debidamente firmada por el presidente y quien actúe de secretario, que puede ser el propio administrador o el mismo presidente, tal como dispone el artículo 19.3 de la LPH: “El acta deberá cerrarse con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes.

Los acuerdos adoptados sin los requisitos legales podrían ser impugnados por ser contrarios a la Ley – cfr. arts. 18.a) y art. 19 de la LPH, salvo que se tratase de defectos subsanables.

Asimismo se deberá conservar durante el plazo de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones.

 

EQUIPO FINCA3 – ADMINISTRACIÓN DE COMUNIDADES.